AI導入支援会社の選び方｜依頼範囲と引き継ぎで比較する

AI導入支援会社に相談すると、研修、業務改善、システム開発など、内容の異なる提案が届くことがあります。同じ「AI導入支援」という名前でも、社員が使い方を覚えるところまでなのか、日々の業務で使う仕組みを作るところまでなのかで、発注後に自社が担当する仕事は変わります。

比較の出発点は、どの業務を、どこまで依頼するかです。最初からシステムの仕様を完成させる必要はありません。現在の作業と困っている箇所を候補会社へ同じように伝え、依頼範囲、納品物、運用の分担を比べられる状態にします。

対象の業務を一つ決めて相談する

例えば、営業担当者が商談記録から社内報告書を作る業務を想定します。「営業でAIを活用したい」という相談だけでは、文章作成の研修も、報告書を自動保存するシステムも提案の対象になり得ます。

この場合は、現在どこまで手作業で、何が終われば業務が完了するのかを伝えます。依頼文の例は次のとおりです。

商談記録をもとに社内報告書を作っています。内容の確認は営業担当者が行い、承認後は既存の顧客管理システムへ保存します。報告書の下書き作成と保存にかかる手間を減らしたいです。社員への使い方の説明、仕組みの設定、運用開始後の修正を、それぞれどこまで依頼できますか。

これは説明用の想定例です。候補会社には、利用中のシステム、資料の形式、対象人数、社内で対応できる人も添えると、提案の前提をそろえやすくなります。

業務を選ぶ段階から支援が必要なら、その調査自体を依頼範囲に含めます。その場合は、対象業務の候補、現在の作業手順、導入案と費用見込みを最初の成果物として依頼します。調査後に実装へ進むかを判断できる契約にすると、対象が決まらないまま開発範囲を広げずに済みます。

図：依頼範囲と引き継ぐものを決める流れ

研修・業務設計・実装は、担当範囲を分けて比べる

研修、業務設計、実装、運用支援は、一つの会社へまとめて頼むことも、分けて頼むこともできます。これらは重なる支援内容であり、会社をどれか一つに分類するものではありません。

提案書では、それぞれの作業を誰が担当し、何を受け取れるのかを具体化します。次の表は、発注内容を比較するための質問例です。

例えば、社内の担当者が既存ツールを設定できるなら、業務設計と研修を依頼し、設定を自社で行う方法があります。設定できる人がいないなら、設定作業を含む提案が必要です。

導入事例についても、使った製品名だけでは自社との違いが分かりません。対象業務、支援先の担当範囲、発注側の体制、運用開始後に必要だった作業を質問します。守秘義務などで詳しい事例が開示できない場合は、自社の想定業務を使った説明や、成果物の見本を依頼する方法もあります。

見積もりは、自社の作業時間と継続費用も含めて比べる

外注しても、業務の内容や社内の承認ルールを決める担当者は必要です。先ほどの報告書の例なら、どの資料を使ってよいか、誰が内容を確認するか、何を保存するかを発注会社側で決めます。

候補会社には、「自社担当者が、いつ、何を用意する必要があるか」を聞きます。資料の準備、打ち合わせ、試用、確認結果の返却まで含めておくと、外注費は予算内でも社内の作業時間が足りない、といった計画の無理に気づけます。

費用の比較では、次の項目を同じ期間と利用条件でそろえます。

• 初期の調査、研修、設定、開発にかかる費用
• AIや外部サービスの利用料と、その契約者・支払者
• 月額支援に含まれる相談、修正、対応時間の範囲
• 利用人数や処理件数が増えた場合の追加費用
• 契約終了時のデータ出力や引き継ぎにかかる費用

特に、業務システムからAIの機能を呼び出すAPIを使う場合は、その利用料金が見積もりに含まれるかを質問します。APIは、ほかのシステムからサービスの機能を利用するための窓口です。支援費用とサービス利用料が別なら、見積書でも分けてもらいます。

納品時は、自社の担当者が使えるところまで試す

完成した画面の説明を受けただけでは、自社の業務で運用できるかは分かりません。提案を比較する段階で、納品物に加え、誰がどんな資料で試し、何をもって受け入れるかを決めておきます。

報告書の例なら、営業担当者のアカウントで資料を読み込み、下書きを修正し、承認後に指定先へ保存できるかを試します。管理者だけが使える状態では、営業担当者への展開はまだ終わっていません。必要な資料がない場合や、接続先が使えない場合に、どこで止めて誰へ連絡するかも試用の対象です。

「納品後に直してもらえる」という説明には、操作の誤り、不具合、追加要望のどれが含まれるのかを補足してもらいます。対象と期間が分かれば、契約内で対応してもらえる修正と、追加見積もりが必要な変更を区別できます。

試験項目の詳しい作り方は、AIの出力を業務で使うための受入基準で説明しています。

契約終了後に何が使えるかを、発注前に決める

支援会社の管理環境で仕組みが動く提案では、契約終了後も同じ仕組みを使えるとは限りません。自社の環境へ移せるのか、支援会社のサービスを継続契約する必要があるのかによって、その後の選択肢が変わります。

発注前に、次の内容を書面へ残すことを勧めます。

• AI、クラウド、接続先システムの契約者と管理者は誰か
• 設定、プログラム、操作手順のうち、引き渡されるものは何か
• 引き渡されたものを、自社や別の委託先が修正・利用できる条件は何か
• データを出力できる形式と、返却・削除の対象、期限はどうなるか
• 引き継ぎの説明、移行作業、権限解除は誰が担当し、費用はいくらか

すべてを自社へ移管する契約だけが選択肢ではありません。支援先のサービスを継続して利用するなら、利用をやめる際に取り出せるデータと、取り出せない設定を理解したうえで契約します。資料を受け取るだけでなく、社内の担当者が管理画面へ入り、手順どおりに設定を確認できるかまで引き継ぎに含めると、社内で担当できる管理作業が分かります。

経済産業省は、提供するデータの利用範囲や、サービスの水準、AI生成物の利用条件などを検討するための資料として、「AIの利用・開発に関する契約チェックリスト」を公表しています。この記事の質問例は発注内容を比較するための提案であり、個別の契約条件の適法性や十分性を判断するものではありません。権利や責任の条項について判断が必要な場合は、法務担当者や弁護士と相談してください。

外注先へ渡す情報の扱いは、外注先が使うAIを発注会社が確認する範囲も参考になります。

候補会社へ相談するときは、同じ業務の説明と質問を送り、回答を依頼範囲、社内担当の仕事、継続費用、納品物、終了時の引き継ぎの順で並べます。未定の項目は、誰がいつまでに決めるかを書き添えてもらうと、次の打ち合わせで詰める内容が明確になります。